○朝来市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成17年4月1日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、朝来市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年朝来市条例第2号)及び朝来市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年朝来市規則第8号)に定めるもののほか、朝来市戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システムとは、市民生活部市民課及び各支所に設置した戸籍専用電子計算組織により、現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票、民刑事務及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データとは、戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民生活部市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 支所においても端末装置の適正な管理をするため、取扱責任者を支所長が指名する。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持出し、複写又は廃棄に際しては、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項に定める業務処理範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務、民刑事務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、戸籍情報システムに入力されたデータを戸籍業務、戸籍附票業務、民刑事務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に定めるところにより戸籍情報システムに係わる機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、これを実施しなければならない。
2 前項に定める新任の取扱職員に係るものについては、着任後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民生活部市民課で処理する。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成25年訓令第64号)
この訓令は、平成25年10月23日から施行する。
附則(平成31年訓令第5号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第4号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ＊ 施錠のできる保管庫に設置 ＊ 保管庫の鍵の管理 | ＊ サーバは施錠のできる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。 ＊ サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ＊ パスワードによる起動 ＊ システム使用状況リスト | ＊ クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 ＊ システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ＊ バックアップ記録リスト ＊ 施錠のできる書庫 | ＊ バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレスと、同システムと連同して機能する追加システム」のプログラム | 保護管理者 | ＊ 複写及び変更不能のプログラム保護 | ＊ アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |