○朝来市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する要綱

平成19年2月14日

告示第7号

(趣旨)

第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務の取扱いを定めることにより、適切な事務処理を図り、もって住民のプライバシーの侵害及び個人情報の不当な目的のための使用を防止することを目的とする。

(定義)

第2条 この告示において閲覧とは、住民基本台帳のうち、住所、氏名、生年月日及び性別を記載した全住民リスト(以下「リスト」という。)の閲覧をいう。ただし、リストにはドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者で、支援措置を講じている者については、申出により記載しないものとする。

(リストの作成)

第3条 リストは、毎年3月、6月、9月及び12月末日現在の住民基本台帳に基づき、それぞれ4月、7月、10月及び1月に作成するものとする。

(閲覧の請求又は申出)

第4条 閲覧の請求又は申出は、法第11条第1項又は法第11条の2第1項の規定に基づき次に掲げる場合に限り行うことができる。

(1) 国又は地方公共団体の機関が、法令で定める事務の遂行のため必要である場合

(2) 統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち、総務大臣が定める基準に照らして公益性が高いと認められる次のいずれかの調査を行う場合

 放送機関、新聞社、通信社その他の報道機関が行う世論調査にあっては、その調査結果に基づく報道が行われることによりその成果が社会に還元されること。

 大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者が学術研究の用に供する目的で行う調査にあっては、その調査結果又はそれに基づく研究が学会等を通じて公表されることによりその成果が社会に還元されること。

 本号ア及び以外の調査研究にあっては、当該調査研究が統計的調査研究であり、その調査結果又はそれに基づく研究が公表されることにより国又は地方公共団体における施策の企画・立案や他の機関等における学術研究に利用されることが見込まれるなどその成果が社会に還元されると認められる特段の事情があること。

(3) 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められるものの実施のために必要とする場合で、他に調査手段がない場合

(4) 営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として次のいずれかを行う場合

 訴訟を提起する際に相手方の居住関係を確認する場合。ただし、相手方が特定できない場合に限る。

 その他市長が必要と認める場合

2 閲覧の請求又は申出をしようとする者は、事前に次に掲げる書類を市長に提出しなければならない。

(1) 前項第1号に基づく閲覧請求の場合 住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号)及び調査内容等の分かる資料

(2) 前項第2号に基づく閲覧申出の場合 住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書兼誓約書(様式第2号)、法人登記、事業所概要、個人情報保護管理規定等若しくは大学の委員会又は学部長による証明書並びに調査内容等の分かる資料等

(3) 前項第3号に基づく閲覧申出の場合 住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書兼誓約書(様式第2号)、公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動内容が明示されている書類及び調査内容等の分かる資料等

(4) 前項第4号に基づく閲覧申出の場合 住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書兼誓約書(様式第2号)及び居住関係の確認の必要性が認められる訴訟書類等

(閲覧の拒否)

第5条 市長は、前条の規定による請求又は申出が次の各号のいずれかに該当するときは、閲覧を拒否するものとする。

(1) 請求又は申出内容に不備があるとき又は必要な疎明資料が提出されないとき。

(2) 個人情報の不当な目的のために使用されるおそれがあると認められるとき。

(3) 閲覧の目的が明らかでないとき。

(4) 営利目的のとき。

(5) リストの記載事項の全部又はこれに準ずる不特定多数の情報を得ようとすることが明らかなとき。

(6) 前各号に掲げるもののほか、市長が必要と認めるとき。

(閲覧時間)

第6条 閲覧時間は、原則として午前9時から午前11時30分まで及び午後1時から午後5時までとする。

(閲覧日の制限)

第7条 次に掲げる日は、原則として閲覧日から除外する。

(2) 前号に掲げるほか市長が必要と認める日

(同時に閲覧できる人数)

第8条 同時に閲覧できる人数は、原則として請求又は申出1件につき2人以内とする。

(本人確認)

第9条 閲覧者の本人確認は、次に掲げる方法でもって行うものとする。ただし、申出者が法人の場合は、当該法人が発行した従業員証の提示を求めるものとする。

(1) 法第11条第1項の規定に基づく閲覧の場合 国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書の提示を受け、確認する。

(2) 法第11条の2第1項の規定に基づく閲覧の場合 朝来市住民異動届出における本人確認等に関する事務処理要綱(平成17年朝来市告示第13号)及び朝来市住民異動届出における本人確認等事務処理マニュアル(平成17年朝来市訓令第14号)の定めを準用し、確認する。

(閲覧の方法)

第10条 閲覧は、職員の指定する場所において、読み取り又は書き写しにより行うものとする。

(閲覧時の遵守事項)

第11条 閲覧者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 閲覧者は、リストを損傷し、又は散逸することがないように注意しなければならない。

(2) 閲覧者は、閲覧中、携帯電話を使用してはならない。

(3) 閲覧者は、閲覧場所に照合用名簿及び複写機能のついた機器類や録音機等の記録装置を持ち込んではならない。

(4) 閲覧者は、リストの記載事項を転記しようとするときは、鉛筆を使用し、リストの複写及び写真撮影をしてはならない。

(閲覧の中止)

第12条 閲覧者が次の各号のいずれかの行為をしたときは、閲覧を中止させるものとする。

(1) 第10条及び前条の規定に反したとき。

(2) 申請した項目以外の項目を転記したとき。

(3) 職員の指示に従わないとき。

(閲覧後の点検)

第13条 閲覧終了後は、市民課職員によりリスト及び転記内容の点検を行うものとする。

2 前項の規定による点検の結果、転記内容が不適正であると市長が認めるときは、当該不適正な事項を視認不能な状態にする等の措置を講ずるものとする。

(是正措置)

第14条 市長は、次の各号のいずれかに該当する場合において、個人の権利利益を保護するため必要があると認めるときは、閲覧事項が利用目的以外の目的で利用され、又は閲覧事項に係る申出者、閲覧者、個人閲覧事項取扱者又は法人閲覧事項取扱者以外の者に提供されないようにするため、当該閲覧事項に係る申出者、当該閲覧をし、若しくはさせた者又は第2号の違反行為をした者に対し、是正措置を講ずることを勧告することができる。

(1) 閲覧者若しくは申出者が、偽りその他不正の手段により閲覧をし、又はさせたとき。

(2) 閲覧者、申出者、個人閲覧事項取扱者又は法人閲覧事項取扱者が、法第11条の2第7項の規定に違反したとき。

2 市長は、前項の規定による勧告を受けた者が正当な理由がなく、その勧告に係る措置を講じなかった場合において、個人の権利利益が不当に侵害されるおそれがあると認めるときは、その者に対し、その勧告に係る措置を講ずることを命ずることができる。

3 市長は、前2項の規定にかかわらず、第1項第1号又は第2号に該当する場合において、個人の権利利益が不当に侵害されることを防止するため特に措置を講ずる必要があると認めるときは、第1項の規定に係る勧告を経ることなく、当該閲覧事項に係る申出者、当該閲覧をし、若しくはさせた者又は当該違反行為をした者に対し、閲覧事項が利用目的以外の目的で利用され、又は閲覧事項に係る申出者、閲覧者、個人閲覧事項取扱者又は法人閲覧事項取扱者以外の者に提供されないようにするための措置を講ずることを命ずることができる。

(事後調査)

第15条 市長は、次の各号のいずれかに該当する場合において、申出者に対し、必要な報告を求めることができる。

(1) 閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき。

(2) 目的外利用又は第三者への提供がなされているおそれがあるとき。

(3) 勧告を行う前において現状を確認する必要があるとき。

(4) 勧告に従ったかどうかを確認する必要があるとき。

(5) 命令を行う前において現状を確認する必要があるとき。

(6) 前各号に掲げるもののほか、市長が特に必要と認めるとき。

(閲覧者等の公表)

第16条 市長は、毎年1回、リストの閲覧状況について、次に掲げる事項を公表するものとする。

(1) 法第11条第1項の規定による閲覧の場合

 請求をした国又は地方公共団体の機関の名称

 請求事由の概要

 閲覧の年月日

 閲覧に係る住民の範囲

(2) 法第11条の2第1項の規定による閲覧の場合

 申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)

 利用目的の概要

 閲覧の年月日

 閲覧に係る住民の範囲

(委任)

第17条 この告示に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附 則

この告示は、平成19年2月14日から施行する。

附 則(平成27年告示第93号)

(施行期日)

第1条 この告示は、平成28年1月1日から施行する。

(朝来市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する要綱の一部改正に伴う経過措置)

第2条 この告示の施行の際、第1条の規定による改正前の朝来市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する要綱の様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

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朝来市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する要綱

平成19年2月14日 告示第7号

(平成28年1月1日施行)