2　文書主任は、課員のうちから課長が指名する者をもって充てる。

3　課長は、文書主任に指名した者の職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

4　文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。

2　前項第6号の規定にかかわらず、同号アに掲げる文書に該当する往復文書で関係行政機関に発するものについては、発信日付の上に「(事務連絡)」と表示するものとする。

3　第1項第1号及び第2号並びに第5号の文書に係る番号は、総務課において付すものとする。

2　到達した文書に郵便料金の不足又は未納のものがあるときは、官公暑の発信に係るものその他総務課長が必要と認めるものに限り、当該不足又は未納の料金を切手により納付し、受領することができる。

3　複数の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

4　文書の配付は、1日2回とし、その時刻は、午前10時及び午後4時を原則とする。ただし、急を要するものについては、その都度配付する。

2　課長は、収受文書を速やかに閲覧の上、担当職員に処理を命じなければならない。

3　市を経由して他の官公署等に進達すべき経由文書は、文書経由簿(様式第3号)に記載しなければならない。

4　文書は、即日処理を原則とし、特別な場合を除き、少なくとも5日以内に処理しなければならない。

5　文書の処理に当たって他の部課等に関係のある場合においては、あらかじめ供覧し、又は合議しなければならない。

6　配付を受けた文書にその所掌に属さないものがある場合は、速やかに総務課に返却しなければならない。

2　収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。必要な資料等がある場合においても、また同様とする。

3　機密を要する起案文書には、欄外に「秘」と朱書し、機密を保持して取り扱わなければならない。

4　2枚以上にわたる起案文書は、用紙の左端をそろえ、こより、つづりひも、ホッチキス等により容易に分離しないようにとじるものとする。

5　前各項に定めるもののほか、起案の要領は、朝来市公用文作成規程(平成17年朝来市訓令第7号)に定めるところによる。

2　文書主任は、起案文書について、次に掲げる事項を点検しなければならない。

3　課長は、所管に属する起案文書を決定するときは、次条により必要な審査を行わなければならない。

4　回議の過程において起案文書に修正があったとき、又は起案文書が廃案となったときは、その旨を回議した者に説明し、再度決裁を受けなければならない。

5　前項の規定により廃案となった起案文書は、起案用紙に斜線を引き、その右上余白にその旨を朱書しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法規文書、公示文書又は令達文書のうち朝来市例規制定改廃事務に関する規程(平成28年朝来市訓令第1号)第2条に規定する例規に該当するものについては、起案に先立ち、あらかじめ総務課長の事前審査を受けなければならない。

2　合議を受けた者は、合議事項に異議があるときは、所管部課等の長と協議しなければならない。

3　第11条第4項の規定は、前2項の合議を受けた起案文書に修正があったとき、又は起案文書が廃案となったときについて準用する。この場合において、同条第4項中「回議した者」とあるのは「合議をした者」と、「決裁」とあるのは「合議」と読み替える。

2　浄書した文書は、必ず決裁を受けた起案文書と照合しなければならない。

2　実施機関相互において収受し、又は発送する文書は、特に必要がある場合を除き、押印しないものとする。

3　第1項ただし書の規定により押印を省略するときは、同項第1号及び第2号の文書を除き、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

4　施行する文書のうち、特に必要のあるものは、当該施行する文書の中央上部に決裁文書と契印するものとする。

2　課長は、文書発送簿(様式第5号)を備え、発送文書を明らかにしておかなければならない。

2　電磁的記録の送付に当たっては、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名(以下「電子署名」という。)を行うことができる。

3　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　未完結文書(決裁、閲覧等の処理が完了しない文書をいう。)は、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

3　保存期限に達した文書であっても、更に保存が必要な文書は、期限を定めて継続保存することができる。

4　文書の保存年限の基準は、別に定める。

5　文書の保存年限は、前項の基準に従い、所管課において決定する。

2　常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

2　総務課長は、前項に規定する文書分類登録・変更表に基づき変更内容を確認の上速やかに文書分類表を変更し、各文書主任に提示しなければならない。

2　ファイルには、背表紙(様式第7号)に次に掲げる事項を記入したタイトルを記載し、又は貼付する。ただし、背表紙への記載又は貼付が困難なものには、表紙(様式第8号)に記載し、又は貼付する。

3　保存年限を明確にするため、所定の箇所に次の色別表示をする。

2　職員は、ファイルに新たな文書をつづるごとに、文書名を追加記入する。

2　常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

2　各課は毎年7月末までに保管期間の経過した文書のうち、保存年限の満了していないファイルを対象に移替えを行う。

3　保管期間を経過していない文書であっても、業務に支障のないファイルについては、移替えを行うことができる。

4　文書の移替えは、次に掲げる方法により行うものとする。

2　各課の書庫の書棚の割振りは、財務課が行う。

3　書庫には、湿度計を備え、適当な湿度を保つようにしなければならない。

4　書庫内又はその付近で喫煙し、又は火気を使用する一切の行為をしてはならない。

2　文書の廃棄は、次に定める方法により行うものとする。

3　秘密文書は、総務課長において適切な方法により処分しなければならない。

4　処分が決定した文書は、焼却、裁断、溶解その他復元できない方法により廃棄しなければならない。

5　廃棄の対象となる文書のうち、歴史的又は学術的価値を有するものについては、引き続き適正に保存するものとする。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定は、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により、その任期中に限りなお従前の例により在職することとされた収入役の当該退職の日の翌日から施行する。

この訓令は、平成21年4月25日から施行する。

この訓令は、平成22年5月21日から施行する。

この訓令は、平成23年3月23日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月6日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の朝来市文書管理規程の規定は、この訓令の適用の日(以下「適用日」という。)以後に作成し、又は取得した文書について適用し、適用日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月28日から施行する。

この訓令は、平成29年2月1日から施行する。

この訓令は、平成30年7月5日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。